如何创建工作流程图

简而言之，工作流图是描述一系列动作的图，这些动作定义了如何完成任务（或工作）以实现业务目标。

使用工作流图，我们可以轻松地可视化项目中涉及的各种任务以及负责执行任务的人员。这是设计，分析，优化和交流业务流程的非常有用的方法，可以帮助产生实际结果。

可视化的工作流图说明了任务如何在不同资源之间流动以及什么条件允许资源（机器，人员等）前进到下一个任务或步骤。通常，工作流图是通过流程图说明的，在本指南中，我们将讨论如何快速有效地创建工作流图。

了解流程图中的形状

工作流图是一种流程图，明确设计用于描述任务从一种资源到另一种资源的移动。

我们知道，流程图由符号和形状组成，理解这些形状的含义对于创建工作流图至关重要：

如您所见，每个形状和箭头都代表一个阶段，并且可以为每个阶段分配以下“状态”之一：

1.输入项

输入是会影响后续步骤的任何内容。动作，决定，设备，决定或资源的使用可以作为“输入”。例如，如果工作流图是关于制造业的，则输入可以是“启动传送带”，您可以将其放置在矩形中。

2.转型

输入必须经过的更改才能产生输出。这可以指物理变化（在制造的情况下），位置变化（即产品从工厂搬到商店），目的变化等。

3.输出量

输出表示转换过程（工作流图的最终产品）后发生的情况。

如何创建工作流程图

步骤1：识别业务流程

这里的业务流程是指可重复执行的一组任务，分步执行。我们必须区分流程和项目。项目是一次完成以达到特定结果的所有任务/工作的集合，并且只有可重复的“真实”过程。

您需要弄清楚将在此工作流程图中跟踪的过程以及这样做的目标。另外，请考虑谁将看到/使用工作流图，并确保他们可以理解该图的每个元素。

第2步：命名过程

命名对于确保阅读该图的每个人都能立即理解它至关重要。确保清楚明确；例如，“检查电话会议日历”比“检查电话会议过程”更清晰，更精确。不要害怕尽可能具体，不要使用广泛的名字。

第三步：明确流程的开始和结束

对于任何业务流程而言，都有一个清晰的起点和终点非常重要，但是却经常被许多人忽视。在考虑中间的工作流图之前，请确保您有一个清晰的起点和所有过程的最终目标。

做到这一点的最佳方法是找出在流程开始之前必须发生的第一个活动。这是起点。端点是表示该过程已完成的最后一个活动，即端点。

第四步：收集信息

重要的是要注意，图表的粒度首先取决于图表的目标。例如，可以开发该图以确定已知错误的原因或提高效率。

基于此目的，收集信息以确保您的工作流尽可能准确和精细。与所需的相关人员进行交谈。列出所有可能相关的任务和活动以及负责这些任务的人员。

另外，列出时间表，潜在的偏差，潜在的改进以及潜在的问题/瓶颈。

步骤5：设计您的步骤

根据您上面收集的信息，将每个任务/步骤集成到图中。使用决策（菱形）框捕获过程中的潜在变化。您可以使用笔和纸（或白板）作为初始草稿，但是工作流自动化和地图绘制工具（如Apoove）非常容易且直观。查看草稿并仔细打磨。

步骤6：查找模式，选项和异常

查找可以放入图中的其他详细信息。例如，如果您的主要工作流程是通过电子邮件发送报告，那么是否还可以通过其他平台发送报告？将必要的信息添加到您的工作流图。您可以使用决策（菱形）框来可视化这些变化。

步骤7：分析和抛光

检查是否可以缩短流程或可以提高某些任务的成本效益。检查是否可以消除任何瓶颈，以及是否可以通过工作流程自动化来提高工作流程的效率。

结束语

设计工作流程图后，应重新分析流程并检查任务。如有必要，您可以重复工作流程设计。诸如Aproove之类的工具可以帮助设计和完善工作流图的过程变得更加简单和容易，并且由于它是基于云的工具，因此整个团队都可以同时使用它。

确保与团队成员共享图表，并让他们帮助评估。他们也许能够提供有价值的见解，以帮助您进一步改进图表。